Na bazie naszych doświadczeń informatycznych, zgromadzonej wiedzy i kompetencji pracowników wzbogaciliśmy nasz pakiet usług o system rozliczeń finansowych w badaniach klinicznych pod nazwą "Åšluza przepływów finansowych i danych osobowych". Dotyczy on szeroko pojętych rozliczeń podróży pacjentów na badania kliniczne wraz z modułem rozliczeń skarbowych.

Najkrócej rzecz ujmując oferujemy zarządzanie kosztami podróży pacjentów dojeżdżających na badania kliniczne z dodatkową opcją rozliczeń skarbowych. Przy pracach nad ww. systemem postawiliśmy sobie cele, które można streścić w sześciu punktach:

1. Stworzenie „bariery przepływu danych osobowych” między pacjentem a firmą CRO (w tych przypadkach gdzie jest to konieczne) zgodnie z zasadami Dobrej Praktyki Klinicznej (ICH/GCP) oraz przepisami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych.;
2. Zapewnienie sprawnego i bezbłędnego systemu przelewów należności dla pacjentów w ramach refundacji kosztów podróży – podstawa prawna j/w;
3. Zapewnienie zgodnych z wymogami prawnymi warunków przechowywania, udostępniania, brakowania i niszczenia dokumentacji;
4. Stworzenie systemu operacyjnego gromadzącego i obsługującego wrażliwe dane osobowe i płacowe o najwyższym stopniu zabezpieczeń przed dostępem osób nieupoważnionych, zgodnie z prawem i normami bezpieczeństwa w tym zakresie.
5. Zapewnienie systemowych rozwiązań dotyczących rozliczeń skarbowych;
6. Stworzenie systemu weryfikowalnego i łatwo poddającego się kontroli ze strony partnera biznesowego - firmy CRO.

Pakiet usług, które oferujemy obejmuje:

• Weryfikację i kompletowanie dostarczonych przez CRO danych;
• Utworzenie komputerowej bazy danych ośrodków, badaczy, monitorów;
• Utworzenie komputerowej bazy danych pacjentów;
• Naliczenie i przyporządkowanie kwot należnych do wypłaty do poszczególnych pacjentów;
• Wygenerowanie zbiorczych przelewów należności dla pojedynczego pacjenta;
• Wygenerowanie zbiorczych przekazów pocztowych dla pojedynczego pacjenta nieposiadającego konta bankowego;
• Monitorowanie kwot odbiegających znacznie od średniej wypłaty i ponowna ich weryfikacja;
• Uzyskanie akceptacji monitora dla kwot naliczonych do wypłat (w przypadku braku podpisu monitora na formularzu delegacji);
• Realizacja wypłat dla pacjentów zgodnie z ustalonym harmonogramem;
• Przesyłanie informacji mailowych do pacjentów i badaczy o realizacji wypłat;
• Dostarczenie do firmy CRO wykazu zrealizowanych wypłat z utajnionymi danymi osobowymi (tam, gdzie to konieczne);
• Utworzenie „punktu konsultacyjnego” dla badaczy i pacjentów;
• Archiwizacja posiadanych dokumentów według przepisów Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• Przechowywanie akt zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracodawców i Ustawy o ochronie danych osobowych;
• Skanowanie wybranych dokumentów według potrzeb Klienta;
• Udostępnianie akt osobom upoważnionym;
• Przekazywanie Klientowi danych statystycznych dotyczących na przykład kwot w przeliczeniu na ośrodki, monitorów, badaczy.

Wdrażając "Åšluzę przepływów finansowych i danych osobowych" możecie Państwo zapewnić w swojej firmie:

MOŻLIWOŚĆ SKONCENTROWANIA SIĘ WYŁĄCZNIE NA DZIAŁALNOŚCI MERYTORYCZNEJ:

1. Brak problemów z rozliczeniami pacjentów, uczestników badań, badaczy;
2. Ograniczenie zakresu czynności własnych pracowników wyłącznie do działań związanych z przebiegiem badania;
3. Ułatwienie rozliczeń skarbowych w przedmiotowym zakresie;
4. Łatwy i szybki dostęp do dokumentacji źródłowej.

BEZPIECZEŃSTWO ROZLICZEŃ I DOKUMENTÓW:

1. Pełna kontrola CRO nad kwotami deponowanymi na koncie;
2. Pełna kontrola CRO nad wypłatami;
3. Pełna kontrola CRO nad partnerem – brak dostępu TABULUS do gromadzonych środków;
4. Przeniesienie na TABULUS odpowiedzialności za poprawność, terminowość i stan rozliczeń pacjentów, uczestników badań, badaczy;
5. Zgodne z przepisami prawa przechowywanie akt i ich udostępnianie.

KONTROLĘ KOSZTÓW I ŁATWOŚĆ PLANOWANIA WYDATKÓW:

1. Możliwość sprawdzenia i weryfikacji naliczonych należności dla pacjentów w systemie on-line;
2. Możliwość gromadzenia różnych danych do celów planowania wydatków, budżetu;
3. Uproszczone księgowanie delegacji.

Więcej szczegółów z przyjemnością przekażemy Państwu podczas prezentacji, którą można zamówić kontaktując się z nami.

Serdecznie zapraszamy!