Tabulus iR - system do komputerowej archiwizacji i ewidencjonowania akt.


      Obecna trzecia już generacja systemu jest efektem doświadczeń zebranych przez naszą firmę w trakcie kilkunastu lat pracy w dziedzinie archiwizacji i zarządzania dokumentacją. Łączy w jedną funkcjonalną całość wiedzę archiwistów, aktualnie obowiązujące przepisy prawne oraz najnowocześniejsze techniki informatyczne.

      Napisany w sposób prosty i przystępny dla użytkownika, program spełnia wszystkie wymogi stawiane nowoczesnym systemom zarządzania dokumentacją, czyli:
1. Skraca czas dostępu do potrzebnej informacji do minimum.
2. Eliminuje możliwość zagubienia dokumentu.
3. Pozwala w prosty sposób gromadzić olbrzymie ilości informacji, segregować je i wykorzystywać wtedy, kiedy są potrzebne.
4. Chroni przed "zalewem" dokumentacji papierowej, sterując zarówno jej obiegiem w instytucji, jak i czasem jej przechowywania.
5. Skutecznie chroni przed zjawiskiem narastania "bałaganu w papierach" poprzez zarządzanie pracą archiwum zakładowego.
6. Nadaje dokumentom odpowiednią rangę w zależności od ich znaczenia dla Państwa Instytucji oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.

      Program Tabulus iR jest dostępny w kilku wersjach przeznaczonych dla
•Tabulus iR Business -- przedsiębiorstw i firm.
•Tabulus iR Magistrat -- urzędów administracji państwowej i samorządowej np.: gmin, powiatów i instytucji im podległych: (urzędy pracy).
•Tabulus iR Lex -- sądów.
•Tabulus iR Bank -- banków.
Powyższe wersje mogą zostać zmodyfikowane na indywidualne zlecenie użytkowników, co czyni system przydatnym dla bardzo szerokiej grupy odbiorców.

I. Ogólny opis systemu

•Wprowadzanie nowych dokumentów:
a) dokumenty są ewidencjonowane od chwili utworzenia teczki, aż do momentu wybrakowania akt lub przekazania do Archiwum Państwowego.
b) System wprowadza nowe dokumenty nadając automatycznie kategorię archiwalną, klasyfikuje akta oraz nadaje im odpowiednią sygnaturę.
c) Dla akt nietypowych można utworzyć dodatkowe rubryki opisowe.
d) Możliwe jest wprowadzenie do bazy danych plików lub skanów dokumentów (np. wewnętrznych zarządzeń lub okólników), co pozwala na przejrzenie ich treści bez fatygowania się do archiwum.
e) Za pomocą systemu można tworzyć spisy spraw w poszczególnych teczkach oraz ich wykazy.

•Wyszukiwanie:
a) System może wyszukiwać akta w poszczególnych spisach, działach, a także w zasobie akt całej instytucji; wskazuje graficznie położenie akt, wyświetlając zaznaczenie na planie archiwum.
b) Możliwe jest wyszukiwanie w rubrykach, jak również wyszukiwanie liniowe po tzw. „kluczowym słowie - pozwala to wpisując np. nazwisko - znaleźć dokumenty dotyczące danej osoby znajdujące się w różnych działach.
c) System pozwala wyszukać pożądany dokument w spisach spraw poszczególnych teczek.

•Dodatkowe funkcje:
a) Sporządza spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum zakładowego oraz ich wykazy.
b) Prowadzi dokładną ewidencję akt wypożyczonych.
c) Corocznie, z zachowaniem wewnętrznych procedur, sporządza protokół wybrakowania akt, których termin przechowywania minął.
d) Sporządza protokoły akt przekazywanych do Archiwum Państwowego.
e) Ułatwia prowadzenie sprawozdawczości z funkcjonowania archiwum zakładowego.
f) Dostęp do poszczególnych informacji jest nadawany przez administratora systemu w zależności od pełnionej przez pracownika funkcji.
g) Drukuje obwoluty do akt kategorii A i B.
h) Automatycznie łączy ze stroną www i elektroniczną skrzynką pocztową naszej firmy co pozwala na szybką wymianę potrzebnych informacji.

•Pod względem informatycznym:
a) System jest oparty na języku skryptowym PHP i bazie danych MySQL.
b) Pracuje z wykorzystaniem bezpiecznego protokołu HTTPS.

II. Usługi oferowane w ramach pakietu:

a) instalacja systemu
b) przeszkolenie użytkowników
c) przystosowanie do indywidualnych potrzeb klienta
d) stała opieka serwisowa
e) doradztwo w zakresie sprzętu

III. Gwarancja

Udzielamy pełnej, wieczystej gwarancji na działanie systemu.